Fiche pratique
Le carnet d'entretien est un document essentiel et obligatoire dans la gestion des immeubles en copropriété. Il a pour objet de répertorier les informations techniques et administratives de l'immeuble. Nous vous présentons les informations à connaître.
Le carnet d'entretien d'une copropriété porte sur les parties communes d'un immeuble. Il ne doit ainsi pas être confondu avec le carnet d'information du logement.
Comment est établi le carnet d'entretien de la copropriété ?
Le carnet d'entretien est établi, tenu et mis à jour par le syndic de copropriété.
Le syndic n'a pas à obtenir l'accord préalable du syndicat des copropriétaires pour établir le carnet d'entretien. Cette mission fait partie de ses prérogatives.
Si la copropriété comporte plusieurs bâtiments, un seul carnet d'entretien est prévu, mais le syndic doit y ouvrir un chapitre par bâtiment.
En présence d'un ou plusieurs syndicats secondaires, le syndic doit tenir à jour un carnet d'entretien pour chacun d'entre eux. Dans ce cas, le syndic ouvre, dans le carnet du syndicat principal, un chapitre pour les parties communes à l'ensemble des syndicats.
Que doit contenir le carnet d'entretien de la copropriété ?
Informations obligatoires
Le carnet d'entretien doit mentionner au minimum les éléments suivants :
Adresse de l'immeuble pour lequel il est établi
Identité de l'actuel syndic de copropriété
Références des contrats d'assurance souscrits par le syndicat de copropriétaires avec leurs dates d'échéance.
D'autres informations sont également obligatoires si les cas se présentent :
Année de réalisation des travaux importants (par exemple, ravalement de façade, réfection de toiture, remplacement de l'ascenseur, de la chaudière ou des canalisations) et identité des entreprises ayant réalisé ces travaux
Références des contrats d'assurance dommages ouvrages souscrits pour le compte du syndicat de copropriétaires dont la garantie est en cours
Références des contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs et date d'échéance de ces contrats
Travaux prescrits dans le plan pluriannuel de travaux (PPT) et échéancier.
Informations complémentaires
Le carnet d'entretien peut mentionner toutes les informations complémentaires que les copropriétaires décident d'y faire figurer. La décision d'ajouter ces informations complémentaires est votée en assemblée générale des copropriétaires à la majorité simple.
Il peut notamment s'agir d'information sur la construction de l'immeuble ou sur les études techniques réalisées (par exemple, le diagnostic technique global (DTG) ou le diagnostic de performance énergétique collectif).
Comment consulter le carnet d'entretien de l'immeuble ?
Le syndic de copropriété doit proposer un accès en ligne pour permettre à tous les copropriétaires de consulter le carnet d'entretien. Ce document doit être téléchargeable et imprimable.
Les copropriétaires peuvent également obtenir une copie du carnet d'entretien auprès du syndic. Cette demande est payante. Le prix est librement fixé par le syndic dans son contrat.
Une copie du carnet d'entretien doit également être annexée à la promesse de vente du lot.
Le carnet d'entretien doit nécessairement faire partie des archives qui sont remises par le syndic à son successeur en cas de changement de syndic.
Quelles sanctions en cas d'absence de carnet d'entretien de la copropriété ou d'absence de mise à jour ?
L'absence d'établissement d'un carnet d'entretien ou d'actualisation de ce carnet peut :
Engager la responsabilité du syndic si le syndicat des copropriétaires subi un dommage du fait de ce manquement
Justifier la résiliation anticipée (révocation) du mandat du syndic.
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