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La loi impose d'insérer dans le bail commercial ou dans une annexe au bail, un inventaire précis et limitatif des catégories de charges, impôts, taxes et redevances liés au bail commercial. Cet inventaire doit indiquer la répartition entre le bailleur et le locataire.

De plus, un état récapitulatif avec la liquidation et la régularisation des comptes de charges doit être établi chaque année. Il est adressé par le bailleur au locataire au plus tard le 30 septembre de l'année qui suit celle où il est établi.

Si les parties n'ont pas prévu d'inventaire précis et limitatif des charges et des taxes, le bailleur ne peut pas facturer de charges au locataire.

Dans un ensemble immobilier comportant plusieurs locataires (par exemple : centre commercial), le bail commercial doit préciser la répartition des charges ou du coût des travaux entre les différents locataires. Cette répartition se fait en fonction de la surface exploitée. Le montant des impôts, taxes et redevances à la charge du locataire doit correspondre au local occupé par chaque locataire et à la quote-part des parties communes nécessaires à la chose louée. Dans les immeubles en copropriété, le bailleur présente l'état récapitulatif annuel dans un délai de 3 mois à partir de la présentation des comptes de copropriété sur l'exercice annuel.

En cours de bail, le bailleur doit informer le locataire de toute nouvelle charge, ou de toute nouvekle taxe ou redevance ou encore de tout élément modifiant la répartition fixée dans le contrat de bail.

Les charges suivantes doivent être payées par le bailleur :

• Dépenses concernant les grosses réparations touchant au bâtiment, tels que les murs de soutènement et de clôture, voûtes, digues, charpente et toiture. Par exemple : remise en état d'un immeuble suite aux inondations, réfection de l'installation électrique, réparation d'une canalisation). En pratique, ces réparations sont celles qui impactent la structure et/ou la solidité de l’immeuble. Les grosses réparations se caractérisent par l'importance matérielle et le coût exceptionnel.

• Dépenses de travaux nécessaires en raison de la vétusté du bien ou de mise aux normes lorsqu'il s'agit de grosses réparations. Cela concerne les travaux de mise en conformité avec la réglementation, tels que les mises aux normes (accessibilité handicapés, hygiène, sécurité incendie, électricité) et plus largement tous les travaux à réaliser sur injonction ou prescription administrative.

• Honoraires du bailleur concernant la gestion des loyers du local ou de l'immeuble

• Impôts, taxes et redevances liés à la propriété des locaux : la cotisation foncière des entreprises (CFE)) et la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE)) sont toujours à la charge du bailleur. En revanche, la taxe foncière, la taxe de balayage, la taxe d'enlèvement des ordures ménagères, la taxe annuelle sur les bureaux en Ile de France peuvent être mises à la charge du locataire si le bail le prévoit.

• Dans un ensemble immobilier, charges, impôts, taxes, redevances et coût des travaux portant sur des locaux vacants qui concernent d'autres locataires.

Lorsque le bail a été conclu ou renouvelé avant le 5 novembre 2014, le bailleur et le locataire ont pu décider librement de la répartition entre eux des charges, du coût des réparations et des taxes. En pratique, les grosses réparations sont souvent à la charge du bailleur et les autres réparations à la charge du locataire.

Le locataire doit payer les dépenses d'entretien et les réparations courantes. On parle de charges récupérables. Une charge est réclamée au locataire uniquement si le contrat de bail le prévoit précisément. Le bailleur peut également lui demander le remboursement de certains impôts et taxes lorsque l'inventaire des charges le prévoit.

Les dépenses d'entretien et de réparations courantes, dites dépenses locatives, sont toujours à la charge du locataire.

Il s'agit des dépenses suivantes :

• Dépenses courantes d'eau, de gaz et d'électricité

• Dépenses d'entretien et de réparations courantes telles que les peintures, papiers peints, moquettes, appareils de chauffage, compteurs, sanitaires, volets extérieurs

• Dépenses d'équipement de la copropriété (ascenseur, entretien des parties communes)

• Travaux d'embellissement dont le coût est plus important que les frais de remplacement de l'élément concerné

Le locataire peut être amené à rembourser le bailleur des dépenses suivantes :

• Taxe foncière et taxes additionnelles à la taxe foncière

• Impôts, taxes et redevances liées à l'usage du local ou de l'immeuble (taxe sur les locaux commerciaux de stockage et sur les surfaces de stationnement en Ile de France)

• Impôts, taxes et redevances liées à un service dont bénéficie le locataire (taxe sur les ordures ménagères, taxe de balayage, taxe annuelle sur les bureaux en Ile-de-France)

Ces dépenses sont mises à la charge du locataire uniquement en présence d'un inventaire précis des charges, impôts, taxes et redevances liés au bail commercial avec une répartition des charges entre le bailleur et le locataire.

Le bailleur doit adresser au locataire les 2 documents suivants concernant les travaux :

• État prévisionnel des travaux qu'il envisage de réaliser dans les 3 années suivantes avec un budget prévisionnel

• État récapitulatif des travaux réalisés dans les 3 années précédentes avec leur coût

Ces informations sont communiquées au locataire tous les 3 ans dans un délai de 2 mois à compter de chaque échéance triennale.

À la demande du locataire, le bailleur doit transmettre tout document justifiant le montant des travaux.

Dans le cas d'un ensemble immobilier avec plusieurs locataires (par exemple, un centre commercial), le bail commercial doit préciser la répartition du coût des travaux entre les différents locataires occupant cet ensemble.